Tu DPD, dentro del circuito
El Delegado de Protección de Datos entra en la plataforma con su propio perfil y consulta lo que necesita, sin pedirlo ni esperar a que alguien le prepare un informe.
Delegado de Protección de Datos
Tu Delegado de Protección de Datos, dentro del circuito.
El DPD suele enterarse de cómo se anonimizó un documento cuando ya está publicado. Anonimiza le da su propio acceso para aprobar el criterio antes, consultar la auditoría cuando quiera y descargar la evidencia sin pedírsela a nadie.
El problema de siempre
Responde de algo que no puede ver.
El artículo 39 del RGPD encarga al DPD supervisar el cumplimiento. Pero la anonimización ocurre en el puesto de otra persona, en otro departamento y a otra hora, y cuando el delegado quiere supervisar algo, el documento suele estar ya publicado.
Sin la plataforma
- 01 Se entera de cómo se anonimizó un documento cuando ya está publicado
- 02 Pide informes por correo y espera a que alguien se los prepare
- 03 No puede demostrar qué criterio se aplicó a un documento concreto
- 04 Revisa muestras sueltas y confía en que el resto se hizo igual
Con Anonimiza
- 01 Aprueba el criterio antes de que se publique nada
- 02 Consulta el registro de auditoría cuando quiere, sin intermediarios
- 03 Descarga el certificado de cualquier documento al instante
- 04 Sabe que el criterio aprobado se aplicó a todos, no a una muestra
Cómo encaja en vuestro día a día
El delegado aprueba el criterio y la plataforma lo aplica.
Valida los criterios, no cada documento
El DPD revisa y aprueba los perfiles de anonimización de cada finalidad. Fija el criterio una vez y la plataforma lo aplica después a todos los documentos, sin que tenga que revisarlos uno a uno.
Segundo par de ojos donde hace falta
Para los tipos documentales más delicados puedes exigir doble control, de modo que una persona tramita y otra valida. Si quieres que esa segunda validación sea del DPD, también se puede configurar.
Evidencia a mano
El registro de auditoría y los certificados de cada documento están disponibles para el DPD en todo momento. Ahí encuentra lo que necesita para el Registro de Actividades de Tratamiento, para una evaluación de impacto o para responder a la AEPD.
Interno, externo o compartido
Funciona igual si el DPD está en plantilla, si es un despacho externo o si varias entidades comparten uno. Basta con darle acceso para que sepa qué ocurre con los documentos.
Formación para quien decide
Damos formación en el uso funcional de la plataforma para el personal que tramita y formación en criterios de anonimización y normativa para quien decide qué debe ocultarse. Una brecha puede venir de un fallo del software o de una decisión mal tomada al revisar un documento.
La obligación
Tener DPD no depende del tamaño del municipio.
El artículo 37 del RGPD obliga a designar un Delegado de Protección de Datos siempre que el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad o un organismo público, sin umbrales de población ni excepciones por presupuesto. El artículo 34 de la LOPDGDD lo confirma y añade los supuestos del sector privado.
Da igual cómo lo hayáis organizado: en plantilla, con un despacho externo conforme al artículo 37.6 o compartiéndolo entre varias entidades. La plataforma le da acceso con su perfil para que pueda ejercer de verdad la función de supervisión que le encarga el artículo 39.
Formación
Formamos a quien ejecuta y a quien decide.
Una brecha puede venir de un fallo del software o de una decisión mal tomada sobre qué había que ocultar. Por eso hay dos formaciones, una para cada público.
Uso funcional de la plataforma
Cómo subir un documento o un lote, revisar lo que propone el sistema, aprobar o descartar cada detección, dibujar cajas a mano y descargar el documento con su certificado.
- Sesiones prácticas sobre vuestros propios documentos
- Trabajo por lotes y perfiles de anonimización
- Qué hacer cuando algo no cuadra
Criterios de anonimización y normativa
Qué hay que ocultar y qué no, y por qué. El criterio de ponderación del artículo 15 de la Ley 19/2013, las categorías especiales del artículo 9 del RGPD y las guías de referencia de la AEPD.
- Ciudadano frente a empleado público en ejercicio de sus funciones
- Datos de categorías especiales y datos de menores
- Casos reales resueltos sobre vuestros tipos documentales
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan los ayuntamientos.
¿Está mi ayuntamiento obligado a tener un Delegado de Protección de Datos?
Sí. El artículo 37 del RGPD obliga a designar un Delegado de Protección de Datos siempre que el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad o un organismo público, sin excepción por tamaño. El artículo 34 de la LOPDGDD lo confirma y detalla los supuestos para el sector privado. La obligación no depende de cuántos habitantes tenga el municipio.
¿Puede el DPD acceder a la plataforma sin ser usuario tramitador?
Sí. El Delegado de Protección de Datos tiene su propio perfil de acceso, con los permisos que le corresponden por su función: consultar los criterios de anonimización, revisar el registro de auditoría y descargar certificados y evidencia. No necesita que nadie le prepare un informe.
¿Tiene el DPD que revisar todos los documentos uno a uno?
No. El DPD valida los perfiles de anonimización de cada finalidad, es decir, el criterio, y ese criterio se aplica después a todos los documentos que pasen por la plataforma. Si además quiere ser el segundo par de ojos en un tipo documental concreto, se configura doble control solo para ese caso.
¿Sirve si nuestro DPD es externo o lo compartimos con otras entidades?
Sí. Funciona igual si el DPD está en plantilla, si es un despacho externo contratado conforme al artículo 37.6 del RGPD o si varias entidades comparten uno. Basta con darle acceso con su perfil para que sepa lo que ocurre con los documentos.
¿Qué evidencia obtiene el DPD para el RAT o una evaluación de impacto?
El registro de auditoría íntegro (quién hizo qué y cuándo sobre cada documento) y el certificado del proceso que se genera con cada anonimización. Puede usarlos tal cual en el Registro de Actividades de Tratamiento, en una evaluación de impacto o al responder a un requerimiento de la AEPD.
¿En qué se diferencia la formación para quien decide de la formación para quien ejecuta?
La formación funcional enseña a usar la plataforma: subir, revisar, aprobar y descargar. La formación normativa enseña a decidir qué hay que ocultar y qué no, con el criterio del artículo 15 de la Ley 19/2013 y de las guías de la AEPD.
Que tu DPD deje de ir por detrás
Te enseñamos en una demo cómo quedaría vuestro circuito, con el delegado dentro.
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