Tengo portal de transparencia y saco mala nota: las cinco causas reales

Es una de las conversaciones más frecuentes en un ayuntamiento. Se montó el portal de transparencia hace años, está publicado, funciona, y aun así llega la evaluación del comisionado o el índice de turno y la nota es mediocre. A veces, peor que la del municipio de al lado, que tiene la mitad de habitantes.

La reacción habitual es pensar que la evaluación es injusta o que hay que publicar más cosas. Casi nunca es ninguna de las dos. Estas son las causas reales, por orden de frecuencia.

Primero: con qué te están midiendo

Conviene saber quién pregunta antes de responder, porque conviven varias mediciones y no todas piden lo mismo.

MESTA es la metodología de referencia impulsada desde el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno para evaluar y hacer seguimiento de la transparencia de la actividad pública. Varios comisionados autonómicos construyen sobre ella su índice propio, como el ITCanarias del Comisionado de Transparencia de Canarias.

El ITA, Índice de Transparencia de los Ayuntamientos, lo publica Transparency International España con su propia batería de indicadores y se aplica a los ayuntamientos más grandes. Circulan además otras mediciones que conviene tener en el radar, como el mapa Infoparticipa, centrado en la calidad y la transparencia de la comunicación pública local, y la plataforma Dyntra, que publica índices dinámicos de transparencia.

No son excluyentes. Una misma entidad puede aparecer en varias, con notas distintas, porque cada una pregunta por cosas distintas. Conviene saber cuál te aplica antes de ponerte a corregir.

Y después está tu ley autonómica, que en comunidades como Canarias o Cataluña amplía el catálogo estatal con obligaciones adicionales que el portal básico no contempla.

Si tu portal se montó pensando solo en la Ley 19/2013, te falta de entrada todo lo que añadió tu comunidad autónoma. Y eso puntúa.

Causa 1: está publicado, pero desactualizado

La más común con diferencia. La información está, se publicó en su día, y lleva dos ejercicios sin tocarse.

Para un evaluador, un dato de 2023 en un indicador que pide el ejercicio corriente puntúa igual que si no estuviera. Y desde dentro no se ve: el portal está lleno, las secciones tienen contenido, todo parece correcto. Solo cuando alguien mira la fecha aparece el problema.

Esto no se arregla publicando más. Se arregla teniendo un aviso cuando una obligación lleva demasiado tiempo sin actualizarse, y automatizando las fuentes que se pueden automatizar para que no dependan de que alguien se acuerde.

Causa 2: el formato no puntúa

La segunda causa, y la que más sorprende. El dato está, está actualizado, y aun así pierde puntos porque está en un formato que no permite reutilizarlo.

La Ley 19/2013 pide que la información sea clara, estructurada y comprensible, y preferentemente en formatos reutilizables. La Ley 37/2007 refuerza esa exigencia. Un PDF escaneado es el peor de los casos: no se puede buscar dentro, no se puede procesar y, en la práctica, obliga a quien consulta a leerse veinte páginas para encontrar una cifra.

Publicar los mismos datos como tabla consultable, permitir descargarlos en CSV o en hoja de cálculo y ofrecer acceso por API no es un lujo técnico: es la diferencia entre varios puntos en la mayoría de metodologías.

Causa 3: está, pero no donde lo buscan

Los evaluadores siguen una estructura. Si tu portal organiza la información con una lógica propia, por áreas municipales o por departamentos, puede tener todo publicado y aun así fallar indicadores porque quien evalúa no encuentra lo que busca donde espera encontrarlo.

Es un problema real y tiene una solución poco glamurosa: estructurar el portal siguiendo el catálogo de obligaciones que te van a evaluar, y no el organigrama del ayuntamiento. El organigrama le importa a quien trabaja dentro; a quien consulta desde fuera, no.

Causa 4: el portal gratuito llega hasta donde llega

Muchas entidades locales usan el portal en la nube que se puso a disposición mediante convenio entre la Administración General del Estado y la FEMP, o el que ofrece su comunidad autónoma o su diputación. Son soluciones dignas, resuelven el mínimo y tienen un precio imbatible.

Ahora bien, conviene saber qué no suelen incluir:

• Conexión automática con las fuentes oficiales, de modo que contratos y subvenciones hay que volver a teclearlos.
• Obligaciones propias de tu comunidad autónoma más allá del catálogo estatal.
• Avisos de plazo o de información caducada.
• Autoevaluación previa contra los criterios con los que te van a medir.
• Formatos reutilizables generados automáticamente para cada conjunto de datos.
• Identidad propia del ayuntamiento, más allá de un logotipo.

Ninguna de esas ausencias es un defecto: son decisiones razonables para una solución gratuita de alcance general. Pero explican bastante bien por qué dos entidades con el mismo esfuerzo sacan notas distintas.

Causa 5: nadie mide hasta que llega la evaluación

La causa de fondo de todas las anteriores. La mayoría de entidades se enteran de su nota cuando se publica, que es justo cuando ya no se puede hacer nada hasta el año siguiente.

Es un problema evitable. Los criterios de evaluación son públicos, están documentados y se pueden comprobar en cualquier momento. Lo que falta no es información: es el hábito de revisarlos antes, y una forma de hacerlo que no consuma una semana de trabajo de alguien.

Qué hacer, por orden

Si tu nota no es la que debería, este es el orden que más puntos recupera por unidad de esfuerzo:

1. Revisa las fechas de todo lo publicado. Lo desactualizado resta lo mismo que lo ausente y se arregla más rápido.
2. Localiza los PDF escaneados en indicadores que admitan datos, y publica esos datos también como tabla y en formato descargable.
3. Contrasta tu estructura con el catálogo de obligaciones de la metodología que te aplique, no con tu organigrama.
4. Automatiza lo automatizable: contratos y subvenciones pueden llegar solos desde las fuentes oficiales del Estado y dejan de depender de nadie.
5. Autoevalúate antes, con tiempo suficiente para corregir lo que aparezca.

Y una última cosa

La nota importa, y tiene coste reputacional cuando se publica. Pero no es el objetivo: es un indicador. El objetivo es que una vecina que quiere saber en qué se gastó el dinero de su barrio lo encuentre en dos clics y lo entienda sin ayuda.

Curiosamente, cuando se persigue eso, la nota sube sola. Cuando se persigue solo la nota, se acaba con un portal que aprueba el examen y que no usa nadie.