Portal de transparencia multientidad: un solo sistema para muchos ayuntamientos

Un ayuntamiento de dos mil habitantes tiene las mismas obligaciones de publicidad activa que una capital de provincia. Lo que no tiene es el mismo equipo para cumplirlas. Por eso tantas diputaciones, cabildos y consejos insulares acaban asumiendo el portal de transparencia de sus municipios, y por eso la forma en que lo hacen importa tanto. Un portal multientidad es la manera de hacerlo sin que cada municipio sea un proyecto distinto.

Qué significa multientidad

Una plataforma multientidad es una sola instalación que da servicio a muchas entidades a la vez. Cada una tiene su propio portal, con su dominio, su imagen, sus usuarios y sus datos, y desde fuera nadie diría que comparten nada. Por dentro, el mantenimiento, las actualizaciones y el catálogo de obligaciones son comunes.

Es la diferencia entre montar ochenta portales y montar uno que se comporta como ochenta.

Por qué encaja con las diputaciones y los cabildos

La Ley de Bases de Régimen Local encarga a las diputaciones la asistencia y la cooperación jurídica, económica y técnica a los municipios, especialmente a los de menor capacidad de gestión, y la prestación de los servicios de administración electrónica en los municipios de menos de 20.000 habitantes. Los cabildos y los consejos insulares tienen encomendadas funciones parecidas en su ámbito. Dar portal de transparencia a los municipios es una forma muy directa de cumplir ese papel.

Hacerlo con una plataforma multientidad tiene una ventaja que se nota con el tiempo: cuando cambia la norma, el cambio se configura una vez y llega a todos los municipios a la vez. Con portales independientes, el mismo cambio hay que repetirlo tantas veces como portales haya, y alguno siempre se queda atrás.

Qué se comparte y qué no

La clave de un buen sistema multientidad está en separar bien las dos cosas.

Lo que se comparte

• El mantenimiento técnico, las actualizaciones y la seguridad.
• El catálogo de obligaciones de partida, adaptado a la ley estatal y a la autonómica.
• Las mejoras: lo que se añade para una entidad está disponible para todas.
• El soporte y, en buena medida, el coste.

Lo que no se comparte

• Los datos. Ningún municipio debe poder ver la información de otro, ni por error.
• Los usuarios y los permisos. Cada entidad decide quién publica qué.
• La identidad. Cada portal lleva el escudo, los colores y el dominio de su ayuntamiento.
• La responsabilidad. Quien publica sigue siendo cada entidad, aunque la plataforma la preste otra.

Ventajas para el municipio pequeño

Para un ayuntamiento con una sola persona dedicada a la transparencia entre muchas otras tareas, entrar en una plataforma común cambia el punto de partida. No empieza con un portal vacío, sino con el catálogo de obligaciones ya montado. Las fuentes oficiales, como PLACSP y BDNS, pueden alimentar su portal igual que el de cualquier entidad grande. Y cuando llega la evaluación del comisionado, se encuentra con la misma estructura que el resto de municipios de su provincia o su isla, que es la que el evaluador espera.

Ventajas para quien presta el servicio

Para la diputación o el cabildo, la plataforma común permite atender a muchos municipios con un equipo pequeño. Un solo contrato, una sola formación, un solo canal de soporte. Y una visión de conjunto que con portales sueltos es imposible: qué municipios van al día, dónde se acumulan los problemas y qué obligaciones cuestan más a todos.

Riesgos que conviene vigilar

• El aislamiento de los datos. Es lo primero que hay que comprobar. Pregunta cómo se separa la información de cada entidad y qué pasa si un usuario tiene permisos en varias.
• Los cambios comunes. Un ajuste en el catálogo compartido afecta a muchas entidades a la vez. Antes de aplicarlo, quien lo hace debería saber exactamente a cuántas afecta.
• La uniformidad excesiva. Compartir base no debería significar que todos los portales sean idénticos. Cada municipio tiene particularidades y su ciudadanía debe reconocer su portal como propio.
• La dependencia. Conviene que los datos se puedan exportar en formatos abiertos, para que ninguna entidad quede atada a la plataforma.

Preguntas para elegir una plataforma multientidad

1. ¿Cada entidad puede tener su propio dominio, imagen e idiomas?
2. ¿Cómo se garantiza que una entidad no vea los datos de otra?
3. ¿Un cambio normativo se configura una vez para todas, o hay que repetirlo?
4. ¿Se pueden incorporar obligaciones propias de una entidad sin afectar a las demás?
5. ¿Las conexiones con PLACSP y BDNS funcionan para cada entidad por separado?
6. ¿Qué visión de conjunto tiene quien presta el servicio?
7. ¿Cuánto cuesta dar de alta un municipio más?

Nuestra propuesta

Nuestro software de portal de transparencia está pensado desde el principio para funcionar así: una sola implantación, muchos portales independientes, cada uno con su dominio, su imagen y sus datos. Ya presta servicio de esta forma en varios cabildos canarios. Te contamos con más detalle cómo funciona para diputaciones, cabildos y mancomunidades, y si quieres, te lo enseñamos con un caso parecido al tuyo.