Automatizar el portal de transparencia: qué sí y qué no

Casi todos los portales de transparencia que bajan de nota tienen el mismo problema de fondo: dependen de que alguien se acuerde de actualizarlos. La persona que lleva la transparencia suele llevar también otras diez cosas, y la información que cambia cada semana, como los contratos menores o las subvenciones concedidas, se queda atrás en cuanto llega un mes complicado. La automatización resuelve buena parte de ese problema, pero no todo, y conviene tener claro dónde está la frontera.

Qué se puede automatizar sin miedo

La regla práctica es sencilla: se puede automatizar lo que ya existe en otro sitio y solo hay que traer, ordenar o transformar. Ahí el trabajo manual no añade nada y sí añade errores.

Contratos y subvenciones

Los contratos ya constan en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) y las subvenciones en la Base de Datos Nacional de Subvenciones (BDNS). Volver a teclearlos en el portal es el ejemplo más claro de trabajo que sobra. Si el portal se alimenta de esas fuentes, lo publicado coincide con lo oficial y se mantiene al día sin intervención. Un detalle que se suele olvidar: lo que se da de baja en origen también tiene que desaparecer del portal, y eso también puede hacerse solo.

Boletines oficiales

Muchas obligaciones de publicidad activa tienen su reflejo en el BOE o en el boletín autonómico: bases de convocatorias, ordenanzas, nombramientos. Seguir esos boletines a mano y relacionar cada anuncio con su entidad es lento y fácil de pasar por alto. Es una tarea que un sistema hace mejor que una persona.

Formatos y metadatos

La Ley 19/2013 pide publicar preferiblemente en formatos reutilizables, y el ENS pide limpiar los metadatos de los documentos antes de difundirlos. Convertir cada documento a un formato abierto y limpiarlo es un paso mecánico que nadie debería hacer a mano, y que penaliza en las evaluaciones cuando se olvida.

Lectura de documentos

Un acta de pleno contiene información que la ciudadanía busca por separado: qué se votó, qué resultado tuvo cada punto, qué tipo de sesión era. Un sistema puede leer el documento y desglosar esa información para que se pueda consultar sin abrir un PDF de cuarenta páginas. La persona que publica revisa el resultado; no tiene que transcribirlo.

Avisos de plazo y de información caducada

Que el portal avise cuando se acerca el plazo de una obligación, o cuando una información lleva demasiado tiempo sin tocarse, es probablemente la automatización con más efecto en la nota. Los comisionados penalizan la información desactualizada igual que la ausente, y casi nunca es por falta de ganas: es por falta de un recordatorio.

Traducción a las lenguas cooficiales

En las comunidades con lengua cooficial, publicar dos veces lo mismo duplica el trabajo. Una traducción automática que respete la terminología administrativa, y que una persona pueda corregir, permite cumplir sin multiplicar las horas.

Qué no conviene dejar en manos del sistema

Hay decisiones que tienen que seguir siendo de una persona, y no por desconfianza hacia la tecnología, sino porque la ley las pone en manos de alguien con nombre y cargo.

Qué se publica y qué no. El catálogo de obligaciones lo fija la ley, pero su aplicación a cada caso concreto exige criterio.
Qué datos personales se ocultan. El artículo 15 de la Ley 19/2013 obliga a ponderar. Un sistema puede señalar los datos y proponer qué tapar; la decisión final debe tomarla una persona.
La respuesta a una solicitud de acceso. Puede apoyarse en lo que ya está publicado, pero tiene plazos, límites y motivación propios.
La validación de lo que se importa. Que un dato llegue solo no significa que no haya que mirarlo. La automatización ahorra el tecleo, no la responsabilidad.

Un buen criterio para distinguir unas tareas de otras: si el error lo puede detectar cualquiera comparando con la fuente, se puede automatizar. Si el error solo lo detecta alguien que conoce la norma y el caso, la máquina puede preparar el trabajo, pero no cerrarlo.

La inteligencia artificial, como ayudante

La inteligencia artificial ha ampliado lo que se puede automatizar: leer documentos, clasificar información, responder preguntas de la ciudadanía en lenguaje corriente. Bien usada, quita mucho trabajo mecánico. Para que encaje en una administración, conviene exigirle tres cosas:

Que proponga y no imponga: ningún cambio debería aplicarse sin que una persona lo confirme.
Que no se invente lo que no sabe: un buscador que no encuentra la respuesta debe decirlo y remitir al apartado correspondiente.
Que no saque los datos de la administración hacia servicios de terceros sin que nadie lo haya decidido.

Cómo empezar

No hace falta automatizarlo todo a la vez. Lo que mejor funciona suele ser este orden:

Haz inventario. Para cada obligación, apunta de dónde sale la información y quién la mantiene hoy.
Empieza por lo que más cambia. Contratos y subvenciones son el primer candidato casi siempre.
Asigna un responsable por obligación, aunque la información llegue sola. Alguien tiene que revisar que llega bien.
Exige trazabilidad. Cada documento debería tener su historia: quién lo subió, qué cambió, cuándo se publicó y cuándo se retiró. Es lo primero que te van a pedir ante una reclamación.
Mide antes y después. Cuánto tiempo lleva hoy publicar un contrato menor o preparar el informe de cumplimiento. Es la forma más honesta de saber si la automatización compensa.

Errores habituales

Automatizar el copiar y pegar sin cambiar el formato: el portal se llena de PDF escaneados que penalizan en la evaluación.
Olvidar lo que hay que retirar. Una convocatoria anulada que sigue publicada es información incorrecta.
Confiar a ciegas. Una importación que falla en silencio es peor que una publicación manual tardía.
Automatizar el criterio jurídico. Lo que la ley encarga a una persona no debería resolverlo un proceso automático.

Nuestra propuesta

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