Alfabetización en IA: lo que exige el Reglamento europeo a las administraciones

La alfabetización en IA es la obligación que el artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689, de Inteligencia Artificial, impone a quienes desarrollan o usan sistemas de IA: adoptar medidas para que su personal tenga los conocimientos necesarios para usarlos con criterio. Se aplica desde el 2 de febrero de 2025 y alcanza a las administraciones públicas que usan IA, porque el Reglamento las considera responsables del despliegue. Tras la reforma aprobada por el Reglamento (UE) 2026/1744, en vigor desde el 27 de julio de 2026, la obligación se formula como adoptar medidas para apoyar la alfabetización de quienes usan los sistemas, sin exigir que cada persona alcance un nivel concreto. Sigue siendo una obligación, y una administración debe poder explicar qué ha hecho para cumplirla.

Qué dice el artículo 4

El Reglamento define la alfabetización en IA como las capacidades, los conocimientos y la comprensión que permiten a proveedores, responsables del despliegue y personas afectadas usar los sistemas de IA de forma informada y ser conscientes de sus oportunidades, sus riesgos y los perjuicios que pueden causar.

La redacción original del artículo 4 pedía garantizar, en la mayor medida posible, un nivel suficiente de alfabetización, teniendo en cuenta los conocimientos técnicos, la experiencia y la formación del personal, el contexto de uso y las personas sobre las que se van a utilizar los sistemas. La reforma de 2026, conocida como ómnibus digital sobre IA, mantiene el deber de los proveedores y responsables del despliegue de adoptar medidas, aclara que no tienen que garantizar un nivel específico a cada persona y encarga a la Comisión y a los Estados miembros apoyar esos esfuerzos.

En la práctica, para un ayuntamiento el cambio es menor de lo que parece. Lo que se espera es lo mismo: saber qué sistemas de IA se usan, quién los usa y qué formación e instrucciones ha recibido esa persona.

Quién está obligado en la administración

El Reglamento llama responsable del despliegue a la persona física o jurídica, o autoridad pública, órgano u organismo, que utiliza un sistema de IA bajo su propia autoridad, salvo en un uso personal no profesional. Un ayuntamiento que permite a su personal usar un asistente de IA generativa, un traductor automático, un sistema de transcripción de plenos o un chatbot en la sede es responsable del despliegue de esos sistemas.

No hace falta que el sistema sea de alto riesgo. La alfabetización se refiere a cualquier sistema de IA que la entidad use, también los de uso general.

Lo que conviene saber además del artículo 4

Usos prohibidos

El artículo 5 prohíbe, desde el 2 de febrero de 2025, determinadas prácticas. Entre las que pueden tocar a una administración están la puntuación social de personas por su comportamiento cuando produce un trato perjudicial o desproporcionado, la manipulación mediante técnicas subliminales o engañosas, la explotación de vulnerabilidades por edad, discapacidad o situación social o económica, y el reconocimiento de emociones en el lugar de trabajo, salvo por motivos médicos o de seguridad. La reforma de 2026 añade prohibiciones sobre la generación de imágenes, vídeos o audios realistas de personas identificables sin su consentimiento, aplicables desde el 2 de diciembre de 2026.

Sistemas de alto riesgo en el sector público

El anexo III enumera los ámbitos en los que un sistema de IA se considera de alto riesgo. Para una administración local son especialmente relevantes dos: los sistemas usados para la contratación o selección de personal y la gestión de trabajadores, y los usados por autoridades públicas para evaluar si una persona puede acceder a prestaciones y servicios esenciales de asistencia pública, o para concederlas, reducirlas o retirarlas. Tras la reforma, las obligaciones de alto riesgo de estos sistemas se aplican desde el 2 de diciembre de 2027.

Cuando lleguen, los organismos de derecho público que desplieguen estos sistemas tendrán que hacer una evaluación de impacto relativa a los derechos fundamentales antes de usarlos (artículo 27), además de cumplir las obligaciones generales del artículo 26, como la supervisión humana o informar a los trabajadores cuando el sistema se use en el lugar de trabajo.

IA y protección de datos

El Reglamento de IA no sustituye al RGPD. Si una herramienta de IA trata datos personales, sigue haciendo falta una base jurídica, informar a las personas, reflejar el tratamiento en el registro de actividades de tratamiento y valorar si procede una evaluación de impacto. Y cuando el servicio lo presta una empresa externa, hay que revisar si actúa como encargado del tratamiento y dónde se procesan los datos.

Qué debería saber el personal público

Una formación útil en alfabetización en IA para una administración local cubre, como mínimo:

Qué es y qué no es la IA: cómo funcionan los modelos de lenguaje, por qué pueden inventar datos con total seguridad y por qué sus respuestas deben revisarse.
Qué herramientas están autorizadas en la entidad y para qué tareas.
Qué datos pueden introducirse: nunca datos personales ni información reservada en herramientas externas no autorizadas.
Cómo revisar el resultado antes de usarlo en un informe, una resolución o una respuesta a un vecino.
Qué usos están prohibidos o son de alto riesgo, para saber cuándo parar y preguntar.
A quién consultar en caso de duda: el delegado de protección de datos, el responsable de seguridad o la unidad que coordine la IA.

La formación debe adaptarse al perfil. No necesita lo mismo un equipo de gobierno que decide qué sistemas contratar que el personal de atención ciudadana que usa un asistente para redactar respuestas, o el de recursos humanos, que trabaja en un ámbito de alto riesgo.

Cómo cumplir, paso a paso

Inventaria los sistemas de IA que se usan en la entidad, incluidos los que el personal usa por su cuenta.
Clasifícalos: uso general, posible alto riesgo según el anexo III o práctica prohibida.
Aprueba unas instrucciones de uso de la IA: herramientas permitidas, datos que no pueden introducirse y revisión obligatoria del resultado.
Diseña la formación por perfiles, con casos reales de la entidad.
Documenta quién ha recibido formación, cuándo y con qué contenidos.
Actualiza la formación cuando se incorpore una herramienta nueva o cambie la normativa.

Buenas prácticas con asistentes externos

En una administración, el riesgo más frecuente aparece en el uso cotidiano de asistentes de IA generativa externos para resumir un expediente, redactar un informe o contestar un correo. Si el texto contiene nombres, DNI, direcciones o datos de salud, esos datos salen de la entidad hacia un proveedor que puede no tener un contrato de encargo con ella.

La regla general es sencilla: no introducir datos personales en herramientas externas que la entidad no haya autorizado. Cuando el uso de un asistente externo está justificado, existen herramientas que sustituyen los datos personales por marcadores antes de enviar el texto y los restituyen en la respuesta. Nuestro Escudo IA funciona así. Ayuda a reducir el riesgo, pero no sustituye a unas instrucciones claras ni a la revisión humana.

Errores habituales

Pensar que la obligación solo afecta a quien desarrolla IA. También afecta a quien la usa.
Una charla genérica para toda la plantilla, sin relación con las herramientas que realmente se usan.
Prohibir sin alternativa. Si la entidad no ofrece herramientas autorizadas, el personal acaba usando las suyas sin control.
No dejar constancia de la formación impartida.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria la formación en IA para los empleados públicos?

El artículo 4 obliga a las entidades que usan sistemas de IA a adoptar medidas de alfabetización para su personal. La formación es la medida más directa, junto con unas instrucciones de uso. Si la entidad no usa ningún sistema de IA, la obligación no se activa, aunque es poco probable que hoy sea el caso.

¿Desde cuándo se aplica?

Desde el 2 de febrero de 2025, junto con las prohibiciones del artículo 5. La reforma de 2026 modificó la redacción del artículo 4, pero no la fecha.

¿Usar ChatGPT o Copilot en el ayuntamiento es de alto riesgo?

No por sí mismo. Depende del uso. Redactar un borrador de nota informativa no es alto riesgo; usar un sistema para filtrar candidatos en un proceso selectivo o para decidir sobre una prestación social sí entra en los ámbitos del anexo III.

¿Quién supervisa el cumplimiento en España?

El Reglamento encarga la vigilancia a autoridades nacionales. Si el uso de IA implica datos personales, además, sigue siendo competente la autoridad de protección de datos.

Cómo te ayudamos

Preparamos la formación en alfabetización en IA de tu entidad con casos de la administración local, adaptada a cada perfil, y te ayudamos a redactar las instrucciones de uso de la IA. Dejamos materiales para consultar después y constancia de la formación impartida. Tienes el detalle en formación especializada.