Por qué el PDF escaneado es el enemigo de tu nota en Transparencia

El "hábito de la fotocopiadora" es una escena habitual en muchas administraciones: llega un contrato o un convenio firmado en papel, se pasa por el escáner, se convierte en PDF y se sube al Portal de Transparencia. Tarea completada, ¿verdad?

Lamentablemente, no.

Aunque el documento "está ahí" y el ciudadano puede verlo, para los estándares actuales de Transparencia y Gobierno Abierto (y para el Comisionado de Transparencia de Canarias), ese documento es prácticamente invisible. En este artículo te explicamos por qué el "PDF imagen" está penalizando tu evaluación y cómo solucionarlo.

La diferencia entre "Ver" y "Reutilizar"

Para entender el problema, hay que pensar como una máquina. Existen a grandes rasgos dos tipos de PDF:

PDF Nativo (Texto)

Si generas un PDF desde Word, puedes seleccionar el texto, copiarlo y pegarlo. Los buscadores como Google o el de tu propia web pueden leer lo que hay dentro.

PDF Escaneado (Imagen)

Para un ordenador, un documento escaneado no es texto, sino una fotografía. Una mancha de píxeles.

Si subes una relación de contratos en un PDF escaneado, un ciudadano no puede buscar "contrato de limpieza" ni copiar los importes a una hoja de cálculo para sumarlos. Tendría que hacer toda la tarea a mano, y para investigadores o periodistas, por ejemplo, es un gran problema.

Por eso se considera que los documentos escaneados han perdido su "utilidad pública".

Lo que dice el Comisionado (ITCanarias)

El Comisionado de Transparencia de Canarias evalúa la calidad de la información basándose en la Ley de Reutilización de la Información del Sector Público.

En sus informes anuales, el Comisionado penaliza el uso de formatos no reutilizables y si tu portal está lleno de PDFs escaneados ("fotos" de documentos), tu puntuación en el apartado de "Calidad de la información" bajará drásticamente, aunque hayas subido todos los documentos.

Los formatos que te darán el "10"

Para obtener la máxima puntuación, la información, especialmente la que contiene datos numéricos como presupuestos, contratos o subvenciones, debe publicarse en formatos abiertos y estructurados.

¿Qué formatos deberías priorizar?

• XLS / XLSX (Excel): Ideal para tablas de datos. Permite al ciudadano descargar y trabajar con los números.
• CSV (Valores separados por comas): El estándar de oro de los Datos Abiertos. Es un formato de texto simple que cualquier sistema puede leer.
• XML / JSON: Formatos más técnicos, ideales para la interoperabilidad entre sistemas.

El factor olvidado: La Accesibilidad

Más allá de la nota o la ley, está el factor humano.

Las personas con discapacidad visual utilizan lectores de pantalla que "leen" la web en voz alta. Estos lectores no pueden leer un PDF escaneado y al subir una imagen de un texto, estás excluyendo automáticamente a una parte de la ciudadanía de su derecho a saber.

Cumplir con los formatos abiertos es también cumplir con la normativa de accesibilidad web (RD 1112/2018).

Deja de escanear, empieza a digitalizar

Sabemos que cambiar hábitos es difícil. Pedir a los funcionarios que dejen de usar el escáner y empiecen a convertir datos a Excel o CSV puede sonar a más carga de trabajo.

Pero no tiene por qué ser así.

La solución pasa por la tecnología. Desde Gesgocom apostamos por la automatización e incorporamos herramientas avanzadas en nuestra plataforma que permiten:

• Cargar la información de forma sencilla.
• Generar automáticamente los formatos reutilizables (CSV, XLS).
• Crear la visualización web sin esfuerzo adicional.

Sin que el técnico tenga que ser un experto en informática, ahorrando un gran número de horas de trabajo y liberando al personal para que pueda llevar a cabo otras tareas que difícilmente se pueden automatizar.

Si crees que a tu administración le vendría bien un empujón en la dirección de la automatización, solicita una demo personalizada para conocer el sistema más en detalle.