Canal de denuncias en ayuntamientos: qué exige la Ley 2/2023

Todos los ayuntamientos, sea cual sea su tamaño, deben tener un canal de denuncias, que la ley llama sistema interno de información. Lo exige el artículo 13 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, para todas las entidades del sector público. El sistema debe tener un responsable designado, un procedimiento aprobado, garantías de confidencialidad y plazos tasados: acuse de recibo en siete días naturales y respuesta en un máximo de tres meses. Los municipios de menos de 10.000 habitantes pueden compartirlo con otras administraciones de su comunidad autónoma.

Qué es el sistema interno de información

La ley habla de sistema y no solo de canal por una razón: el buzón por el que llegan las comunicaciones es una parte, pero el sistema incluye también al responsable que las gestiona, el procedimiento que se sigue, el libro-registro de informaciones y la protección de quien informa. Una dirección de correo electrónico sin nada detrás no cumple la ley.

Sirve para comunicar acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea o infracciones penales o administrativas graves o muy graves. La ley lo configura como el cauce preferente para informar, siempre que la infracción pueda tratarse de manera efectiva dentro de la entidad y no haya riesgo de represalias.

Quién está obligado en la administración local

El artículo 13 obliga a todas las entidades del sector público. En el ámbito local eso incluye a los ayuntamientos, las diputaciones, los cabildos y consejos insulares, y también a los organismos y entidades vinculados o dependientes de ellos, a las fundaciones del sector público y a determinadas sociedades mercantiles públicas.

Para los municipios pequeños, el artículo 14 permite una solución más ligera. Los municipios de menos de 10.000 habitantes pueden compartir el sistema interno y los recursos destinados a las investigaciones, entre sí o con cualesquiera otras administraciones públicas de su comunidad autónoma. Es una vía natural para las diputaciones y los cabildos, que pueden ofrecer el sistema a sus municipios, siempre que cada entidad respete las garantías de la ley.

Los plazos de implantación ya han vencido. La disposición transitoria segunda dio tres meses desde la entrada en vigor de la ley, el 13 de marzo de 2023, y amplió el plazo hasta el 1 de diciembre de 2023 para los municipios de menos de 10.000 habitantes. Si tu entidad aún no lo tiene, está fuera de plazo.

Qué tiene que tener el sistema

Un órgano que lo implanta

El órgano de gobierno de la entidad es el responsable de implantar el sistema, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras (artículo 5). También debe aprobar el procedimiento de gestión de las informaciones.

Un responsable del sistema

El artículo 8 exige designar un responsable del sistema, que puede ser una persona física o un órgano colegiado que delegue en uno de sus miembros la gestión y la tramitación de los expedientes. Debe actuar con independencia y autonomía, y su nombramiento y su cese se notifican en diez días hábiles a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o a la autoridad autonómica competente.

Un canal accesible y confidencial

Las comunicaciones pueden hacerse por escrito o verbalmente, y también de forma anónima. Si la persona lo pide, se le debe ofrecer una reunión presencial en un plazo máximo de siete días. La información sobre el canal debe publicarse en la página de inicio de la web o la sede, en una sección separada y fácil de identificar.

Un procedimiento con plazos

El artículo 9 fija los mínimos del procedimiento:

Acuse de recibo en siete días naturales desde la recepción, salvo que ponga en peligro la confidencialidad.
Respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo máximo de tres meses, ampliable otros tres en casos de especial complejidad.
Posibilidad de mantener la comunicación con quien informa y de pedirle información adicional.
Respeto a la presunción de inocencia y al derecho de la persona afectada a ser oída.
Remisión inmediata al Ministerio Fiscal cuando los hechos puedan ser indiciariamente constitutivos de delito.

Un libro-registro y reglas de protección de datos

El artículo 26 obliga a llevar un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones, que no es público. Los datos no pueden conservarse más de diez años. Además, si en tres meses no se ha iniciado una investigación, los datos de la comunicación deben suprimirse, salvo para dejar constancia del funcionamiento del sistema (artículo 32).

La gestión externa y la herramienta

La ley permite que un tercero externo gestione la recepción de las comunicaciones, pero en el sector público solo si se acredita la insuficiencia de medios propios (artículo 15). La responsabilidad del sistema sigue siendo de la entidad.

Sobre la herramienta, la ley no impone ninguna. Lo que pide es que garantice la confidencialidad, permita las comunicaciones anónimas y deje trazabilidad. Cada entidad elige la que mejor encaja con su tamaño y su plataforma de administración electrónica: un módulo de la sede, una solución compartida que ofrezca la diputación o un servicio específico. Conviene elegirla cuando el procedimiento ya está definido, para que la herramienta se adapte a él.

El canal externo y las autoridades

Además del canal interno, cualquier persona puede informar directamente ante un canal externo: el de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o el de la autoridad autonómica que corresponda. La A.A.I. es un ente de derecho público estatal con plena autonomía, cuyo estatuto aprobó el Real Decreto 1101/2024.

Para el sector público local, el régimen sancionador corresponde a los órganos competentes de cada comunidad autónoma (artículo 61). Por eso conviene revisar si tu comunidad ha creado ya su autoridad o ha atribuido esa función a una oficina antifraude existente.

Régimen sancionador

La ley tipifica infracciones muy graves, graves y leves. Entre las muy graves están adoptar represalias contra quien informa, vulnerar de forma dolosa su anonimato o la confidencialidad, obstaculizar la presentación de comunicaciones y también incumplir la obligación de disponer de un sistema interno de información (artículo 63). Las multas a personas físicas van de 1.001 a 300.000 euros según la gravedad, y las de personas jurídicas pueden llegar a 1.000.000 de euros (artículo 65). Más allá de la multa, un canal que falla en la confidencialidad deja de usarse.

Cómo ponerlo en marcha, paso a paso

Decide el modelo: sistema propio o compartido, si tu municipio tiene menos de 10.000 habitantes.
Redacta la política del sistema, con sus principios y garantías, y el procedimiento de gestión de las informaciones.
Consulta a la representación del personal antes de aprobarlo.
Designa al responsable del sistema y notifica su nombramiento en diez días hábiles.
Elige la herramienta que cumpla el procedimiento y permita el anonimato.
Publica la información en la página de inicio de la web o la sede, incluida la existencia de los canales externos.
Forma al personal y a quienes van a tramitar las comunicaciones.
Revisa periódicamente el funcionamiento a partir del libro-registro.

Errores habituales

Abrir un buzón sin procedimiento aprobado ni responsable designado.
Designar como responsable a alguien que depende jerárquicamente de las personas a las que podría investigar, sin garantías de independencia.
No admitir comunicaciones anónimas o pedir datos identificativos obligatorios en el formulario.
Olvidar el acuse de recibo o dejar pasar los tres meses sin respuesta.
Esconder la información del canal en un apartado difícil de encontrar.

Preguntas frecuentes

¿Un ayuntamiento de 2.000 habitantes tiene que tener canal de denuncias?

Sí. La obligación es para todas las entidades del sector público. Lo que la ley permite a los municipios de menos de 10.000 habitantes es compartir el sistema y los recursos con otras administraciones de su comunidad autónoma.

¿Puede ser responsable del sistema el secretario-interventor?

La ley no lo impide, pero exige que el responsable actúe con independencia y sin recibir instrucciones. Antes de designarlo, valora sus otras funciones y los posibles conflictos de interés en los asuntos que pueda tener que investigar.

¿Hay que admitir denuncias anónimas?

Sí. El sistema interno debe permitir la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.

¿Qué relación tiene con el plan antifraude?

Mucha. El canal es una de las principales medidas de detección del plan antifraude, y lo lógico es que ambos remitan al mismo sistema.

Cómo te ayudamos

Te ayudamos a diseñar el sistema interno de información de tu entidad: elegir el modelo, redactar y aprobar la política y el procedimiento, designar al responsable y elegir la herramienta que mejor encaje. También formamos al personal que va a gestionarlo. Tienes el detalle en integridad y plan antifraude.