Plan antifraude en ayuntamientos: qué es, quién lo necesita y cómo elaborarlo

Un plan antifraude es el documento con el que una entidad pública organiza cómo previene, detecta, corrige y persigue el fraude, la corrupción, los conflictos de interés y la doble financiación en los fondos que gestiona. Para un ayuntamiento que participa en la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR) es obligatorio: el artículo 6 de la Orden HFP/1030/2021 exige que toda entidad decisora o ejecutora disponga de un plan de medidas antifraude con un contenido mínimo. Fuera de esos fondos no hay una obligación general, pero el plan sigue siendo la forma más ordenada de demostrar que las decisiones con riesgo se toman bien.

Qué es exactamente un plan de medidas antifraude

La Orden HFP/1030/2021, de 29 de septiembre, configura el sistema de gestión del PRTR y obliga a reforzar la protección de los intereses financieros de la Unión. Su artículo 6 traduce esa obligación en un documento concreto: el plan de medidas antifraude. No se limita a una declaración de principios. Debe recoger un análisis de riesgos, unas medidas para cada riesgo y unos procedimientos que se puedan aplicar y comprobar.

El plan se apoya en lo que la orden llama el ciclo antifraude, con cuatro fases:

Prevención: medidas para que el fraude no llegue a producirse, como la formación, el código ético, la segregación de funciones o las declaraciones de ausencia de conflicto de interés.
Detección: señales de alerta, también llamadas banderas rojas, y procedimientos para revisarlas cuando aparecen.
Corrección: qué se hace ante un caso sospechoso, quién decide y cómo se comunica.
Persecución: seguimiento de los casos, recuperación de los fondos indebidamente gastados y traslado a las autoridades competentes cuando proceda.

Quién está obligado

Están obligadas todas las entidades que participan en la ejecución de las medidas del PRTR, tanto si deciden (diseñan y convocan) como si ejecutan (contratan, conceden subvenciones o ejecutan proyectos). En la práctica, eso incluye a muchos ayuntamientos, diputaciones y cabildos que han recibido fondos Next Generation para obras, digitalización, eficiencia energética o servicios sociales.

La orden fijó un plazo de aprobación inferior a 90 días desde su entrada en vigor o desde que la entidad tiene conocimiento de su participación en la ejecución del PRTR. Si tu entidad empezó a gestionar fondos más tarde, el plazo cuenta desde ese momento.

Qué tiene que contener como mínimo

El apartado 5 del artículo 6 enumera los requisitos mínimos. Resumidos, el plan debe:

Ser aprobado por la entidad en el plazo indicado.
Estructurar las medidas en torno a las cuatro fases del ciclo antifraude.
Incluir una evaluación del riesgo, del impacto y de la probabilidad de fraude en los procesos clave, revisada periódicamente y siempre que se detecte un caso o haya cambios relevantes.
Definir medidas preventivas adecuadas y proporcionadas para reducir el riesgo residual a un nivel aceptable.
Prever medidas de detección ajustadas a las banderas rojas y su procedimiento de aplicación.
Definir las medidas correctivas ante un caso sospechoso, con mecanismos claros de comunicación.
Establecer procesos para el seguimiento de los casos y la recuperación de los fondos.
Definir procedimientos de seguimiento para revisar los procesos y controles relacionados con el fraude.
Exigir una declaración de ausencia de conflicto de interés a quienes participen en los procedimientos de ejecución, con la comunicación al superior jerárquico de cualquier posible conflicto.

La propia orden incluye un cuestionario de autoevaluación (anexo II.B.5) y orientaciones para elaborar el plan (anexo III.C). Merece la pena usarlos como lista de comprobación, porque es lo que miran los órganos de control.

El conflicto de interés: DACI y Orden HFP/55/2023

La DACI (declaración de ausencia de conflicto de intereses) es la pieza más conocida del plan. El modelo original está en el anexo IV.A de la Orden HFP/1030/2021.

La Orden HFP/55/2023, de 24 de enero, dio un paso más: introdujo el análisis sistemático y automatizado del riesgo de conflicto de interés mediante la herramienta MINERVA, de la Agencia Tributaria. Se aplica a los contratos y subvenciones del PRTR cuya convocatoria se publique desde el 26 de enero de 2023. Lo esencial:

Firman la DACI los decisores de la operación: el órgano de contratación o de concesión y los miembros de los órganos colegiados que valoran o proponen. Se firma una vez conocidos los participantes, con el contenido mínimo del anexo I de la orden.
El responsable de la operación lanza el análisis en MINERVA antes de valorar ofertas o solicitudes.
Si aparece una bandera roja, se comunica al decisor afectado y a su superior. El decisor tiene dos días hábiles para abstenerse o, si no reconoce la información, confirmar por escrito la ausencia de conflicto (anexo II).
Si no se abstiene, el superior jerárquico decide de forma motivada si acepta su participación u ordena la abstención. Puede pedir antes informe al comité antifraude, que dispone de dos días hábiles para emitirlo.

Esto significa que el plan antifraude debe recoger este circuito: quién lanza el análisis, quién recibe las alertas, qué plazos se respetan y cómo se documenta la decisión.

Cómo elaborarlo, paso a paso

1. Delimita el alcance

Identifica los proyectos y líneas del PRTR en los que participa tu entidad y los procesos por los que pasan: contratación, subvenciones, encargos a medios propios, convenios y gestión de personal vinculado a los proyectos.

2. Constituye el comité antifraude

La orden no impone una composición cerrada, pero lo habitual es un órgano pequeño con perfiles de secretaría, intervención y gestión de los proyectos. Su papel es evaluar los riesgos, revisar las alertas y proponer medidas. Conviene fijar por escrito cómo se convoca, cómo decide y qué hace si uno de sus miembros está afectado por un caso.

3. Evalúa los riesgos

Para cada proceso, valora la probabilidad y el impacto de los riesgos típicos: fraccionamiento de contratos, pliegos a medida, conflictos de interés en las mesas, doble financiación, falsedad documental o justificación insuficiente. Asigna una puntuación al riesgo bruto, describe los controles existentes y calcula el riesgo residual. La evaluación es lo que da sentido al resto del plan.

4. Diseña las medidas para cada fase

Para los riesgos que queden por encima del nivel aceptable, define medidas concretas con responsable. En prevención, la DACI, la formación y el código ético. En detección, una lista de banderas rojas adaptada a tus procesos y un canal para que cualquier persona pueda comunicar sospechas. En corrección y persecución, el procedimiento ante un caso, la suspensión cautelar si procede y la comunicación al órgano que corresponda.

5. Conecta el plan con el canal de denuncias

Las comunicaciones de posibles irregularidades llegan muchas veces por el sistema interno de información que exige la Ley 2/2023. Lo razonable es que el plan remita a ese sistema en lugar de crear un buzón paralelo. Lo explicamos en qué exige la Ley 2/2023 a los ayuntamientos.

6. Apruébalo y comunícalo

El plan lo aprueba el órgano competente de la entidad. Después hay que darlo a conocer al personal implicado, publicarlo y formar a quienes participan en los procedimientos. Un plan que nadie conoce no previene nada.

7. Revísalo

Fija una periodicidad de revisión y revisa también cuando se detecte un caso o cambien los procesos. Deja constancia de cada revisión en un acta del comité.

Errores habituales

Copiar el plan de otra entidad. Sin una evaluación de riesgos propia, el plan no resiste una auditoría.
Firmar las DACI en el momento equivocado. Deben firmarse cuando se conocen los participantes, y antes de valorar.
Un comité que no se reúne. Si no hay actas, para el control es como si no existiera.
Banderas rojas genéricas. Una lista copiada de una guía no sirve si no dice quién la revisa ni qué hace al encontrar una.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el plan antifraude si mi ayuntamiento no gestiona fondos del PRTR?

La obligación del artículo 6 de la Orden HFP/1030/2021 se limita a las entidades que participan en la ejecución del PRTR. Aun así, algunas convocatorias de otros fondos europeos o autonómicos piden medidas antifraude, y el plan es útil para ordenar la gestión de riesgos en contratación y subvenciones.

¿Quién tiene que firmar la DACI?

Quienes participan en los procedimientos de ejecución del PRTR y, en el análisis de la Orden HFP/55/2023, los decisores de cada operación: el órgano de contratación o de concesión y los miembros de los órganos colegiados de valoración.

¿Qué pasa si MINERVA marca una bandera roja?

No implica que haya conflicto de interés. Abre un procedimiento corto: el decisor puede abstenerse o confirmar que no hay conflicto en dos días hábiles, y si no se abstiene decide su superior, con informe del comité antifraude si lo solicita.

Cómo te ayudamos

Elaboramos el plan antifraude de tu entidad a partir de una evaluación de riesgos real, con el comité, las banderas rojas, el circuito de las DACI y el análisis de la Orden HFP/55/2023. También lo conectamos con tu sistema interno de información y con el código ético. Puedes ver el detalle del servicio en integridad y plan antifraude.