Cómo organizar una campaña anual de evaluación de la transparencia: plazos, alegaciones e informes

Una campaña de evaluación de la transparencia dura meses y pasa por muchas manos: el equipo del órgano, el responsable de transparencia de cada entidad, quien firma la declaración y quien resuelve las alegaciones. Muchos de los problemas de una campaña vienen de la organización: plazos que nadie recuerda, versiones distintas de la misma declaración, alegaciones perdidas en el correo.

Esta guía recorre la campaña fase a fase, con lo que conviene tener resuelto en cada una. Si antes quieres repasar qué se mide y cómo se calcula la nota, empieza por cómo se evalúa la transparencia de las entidades públicas.

Antes de abrir la campaña

Buena parte de lo que sale mal durante la campaña se decidió, o se dejó sin decidir, antes de empezar.

• La metodología, publicada: obligaciones, criterios, escalas y pesos, por escrito y antes de la apertura. Si cambia algo respecto al año anterior, hay que explicarlo, porque afecta a la comparación de notas.
• La lista de entidades, depurada: altas y bajas, fusiones, organismos que han cambiado de nombre o de adscripción. Una entidad que no debía estar genera trabajo y quejas.
• Los contactos, al día: quién es el responsable de transparencia de cada entidad y quién puede firmar. Es lo que más se desactualiza de un año a otro.
• Las frases tipo: los comentarios estándar para cada incumplimiento frecuente, revisados por el órgano. Ahorran tiempo en la revisión y hacen que el mismo fallo reciba la misma explicación.
• El calendario completo: fechas de apertura, cierre, notas provisionales, alegaciones y publicación, y qué pasa con quien presenta fuera de plazo.

Apertura y declaración

En esta fase el trabajo lo hacen las entidades, y el del órgano es que no se le escape ninguna.

• Una comunicación clara al abrir: qué hay que presentar, cómo, hasta cuándo y dónde están la metodología y las instrucciones.
• Recordatorios con reglas: avisos automáticos a quien no ha empezado o no ha terminado, a una o dos semanas del cierre y en los últimos días. Mandarlos a mano a cientos de entidades no es viable.
• Un solo canal de entrega: si una entidad declara por la plataforma, otra por correo y otra por registro, el órgano pierde la trazabilidad desde el primer día.
• Comprobación antes de presentar: avisar a la entidad de las obligaciones sin enlace o los cuestionarios incompletos evita declaraciones que habrá que devolver.
• Firma y justificante: la declaración se firma electrónicamente y la entidad recibe un justificante con fecha y con la huella de lo que ha presentado. Si después hay una discusión sobre qué se entregó, el justificante la resuelve.
• Una regla para el fuera de plazo: decidir de antemano si se admite, en qué condiciones y si afecta a la nota, y aplicarla igual a todas.

Las dudas de las entidades se concentran en estas semanas. Conviene que lleguen por un canal que deje registro, con un responsable por consulta, y no repartidas por los buzones del equipo.

Revisión

Es la fase con más carga de trabajo. Tres cosas marcan la diferencia:

• El reparto: cada técnico tiene asignadas sus entidades y el órgano puede ver en todo momento qué se ha revisado y qué falta. Sin eso, el retraso solo se descubre al final.
• La evidencia: para cada valoración, qué se vio y en qué fecha. Los portales cambian, y la alegación llegará semanas después.
• La homogeneidad: las frases tipo, la revisión cruzada de una muestra y, si se usa, el análisis previo por IA ayudan a que dos técnicos valoren igual el mismo caso. Cómo usar la IA en esta fase sin delegarle la nota lo explicamos en IA para evaluar la publicidad activa.

Notas provisionales y alegaciones

La nota provisional tiene que llegar con su explicación: la valoración de cada obligación y el comentario que la justifica. Una nota sin desglose solo provoca alegaciones genéricas.

Para el periodo de alegaciones, una referencia razonable es el trámite de audiencia del artículo 82 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común: entre diez y quince días hábiles. Cada órgano fija el suyo, pero conviene que sea igual para todas las entidades y que conste en la convocatoria.

Funcionan mejor las alegaciones por obligación, con su justificación escrita y, si hace falta, un documento de apoyo. Así cada una se resuelve por separado y la respuesta queda unida a la valoración que discute. Hay que decidir también, y decirlo antes, si se aceptan correcciones hechas en el portal después del cierre o solo errores de valoración.

Notas e informes definitivos

Resueltas las alegaciones, el órgano cierra las notas. A partir de ahí no deberían cambiar: son el resultado de un procedimiento y la entidad puede citarlas.

Los informes suelen ser de dos tipos:

• El individual, para cada entidad: su nota, el desglose, la comparación con el año anterior y con la media de su tipo de entidad, y las obligaciones que debe corregir.
• El de conjunto, para el público: resultados por tipo de entidad, obligaciones que más se incumplen y evolución entre campañas.

Publicar además los resultados como datos abiertos permite que medios, universidades e investigadores los reutilicen, y es coherente con lo que el propio órgano exige a las entidades.

Después de cerrar

El cierre es el mejor momento para preparar la campaña siguiente: revisar las obligaciones con más alegaciones estimadas (suele ser señal de un criterio poco claro), actualizar las frases tipo, depurar contactos y apuntar qué falló en el calendario. Si la siguiente campaña parte de una copia de esta, con sus pesos, rúbricas y plantillas, el arranque se reduce a revisar lo que cambia.

Una herramienta para toda la campaña

Todo esto se puede hacer con hojas de cálculo y correo, pero el coste aparece en las alegaciones y en los informes. Nuestro Evaluador de transparencia reúne la campaña completa en una plataforma: declaración y firma de las entidades, recordatorios, revisión con análisis previo por IA local, alegaciones por obligación, notas que no se pueden modificar una vez publicadas e informes. Si además evalúas a entidades privadas que lo solicitan, mira cómo funciona la evaluación voluntaria.