Lenguaje claro en la administración: qué es y cómo aplicarlo

El lenguaje claro es una forma de escribir en la que el texto, su estructura y su diseño permiten que la persona a la que va dirigido encuentre lo que necesita, lo entienda y pueda usarlo a la primera. En la administración pública significa redactar anuncios, resoluciones y resúmenes pensando en el vecino que los lee, no en el expediente del que salen. Para un ayuntamiento no existe un mandato general que se aplique a todo lo que escribe, pero la Ley 19/2013 sí exige que la información de transparencia se publique «de una manera clara, estructurada y entendible para los interesados».

Qué es el lenguaje claro y de dónde viene

La definición más citada es la de la Federación Internacional de Lenguaje Claro (PLAIN), que recogen guías oficiales como las de la Generalitat Valenciana y la Región de Murcia: una comunicación está en lenguaje claro «si la lengua, la estructura y el diseño son tan claros que el público al que está destinada puede encontrar fácilmente lo que necesita, comprender lo que encuentra y usar esa información».

La definición mide el resultado en el lector, no el número de palabras por frase. Un texto de frases cortas que no contesta a lo que el vecino quería saber no está en lenguaje claro.

La norma ISO 24495-1 y su versión española

Desde 2023 existe una norma internacional: la ISO 24495-1:2023, «Plain language. Part 1: Governing principles and guidelines». En España la adoptó UNE como UNE-ISO 24495-1:2024, «Lenguaje claro. Parte 1: Principios rectores y directrices», publicada el 7 de febrero de 2024 e idéntica a la ISO. Es una norma de aplicación voluntaria y de pago.

Según UNE, la norma pide que la información sea:

Pertinente: da lo que el lector necesita, ni más ni menos.
Encontrable: el lector la localiza sin buscar, gracias a la estructura, los títulos y el diseño.
Comprensible: la entiende sin releer.
Utilizable: puede actuar con ella, ya sea presentar una alegación, pagar una tasa o saber a quién se ha adjudicado un contrato.

El cuarto principio es el que más se olvida. La norma propone comprobar el texto con lectores reales, no solo con fórmulas de legibilidad.

Redes y guías en español

La Red Panhispánica de Lenguaje Claro y Accesible, impulsada por la RAE, se constituyó el 9 de junio de 2022 en Santiago de Chile. En España hay guías de comunicación clara de varias administraciones, entre ellas el Ayuntamiento de Madrid, Aragón, Navarra, la Región de Murcia y la Generalitat Valenciana. En Canarias, el Gobierno autonómico desarrolla el proyecto «Entender», financiado con fondos Next Generation EU, para clarificar documentos y trámites y formar a su personal.

¿Es obligatorio el lenguaje claro en un ayuntamiento?

No hemos encontrado en España un mandato general, equivalente al de la publicidad activa, que se aplique a todos los textos de todas las administraciones. Lo que hay son mandatos parciales, cada uno con su ámbito:

Norma	Qué dice	A qué se aplica
Ley 40/2015, art. 3.1.b	Las administraciones deben respetar el principio de «simplicidad, claridad y proximidad a los ciudadanos».	Toda la actuación administrativa, como principio general.
Ley 19/2013, art. 5.4 y 5.5	Publicar «de una manera clara, estructurada y entendible para los interesados»; «toda la información será comprensible».	La publicidad activa: lo que va al portal de transparencia.
Ley 12/2014 de Canarias, art. 7.2.e	Publicar la información «de una manera clara, estructurada y entendible para los interesados».	La publicidad activa de las entidades canarias.
RGPD, art. 12.1	La información sobre el tratamiento de datos, «en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo».	Cláusulas informativas y respuestas a los derechos de protección de datos.
RD 1112/2018, art. 5.1	Los contenidos de las webs públicas deben ser «perceptibles, operables, comprensibles y robustos». Es un requisito técnico de accesibilidad: no equivale por sí solo a exigir lenguaje claro.	Webs y aplicaciones móviles del sector público.
Ley Orgánica 5/2024, art. 9	Los actos y comunicaciones procesales «se redactarán en lenguaje claro».	Solo la Administración de Justicia; no alcanza a los ayuntamientos.

En Canarias no hemos encontrado una norma autonómica que imponga el lenguaje claro con carácter general; el proyecto «Entender» es una iniciativa del Gobierno, no una obligación legal.

Para un técnico municipal la consecuencia es concreta: en el portal de transparencia la claridad forma parte del cumplimiento del artículo 5.4. Un contrato publicado en un PDF que el vecino no entiende está publicado, pero no de la manera que pide la ley.

Lenguaje claro y publicidad activa

El artículo 5.4 de la Ley 19/2013 junta tres exigencias en una frase: clara, estructurada y entendible. Cada una pide algo distinto.

Clara: el texto se entiende sin conocer el procedimiento administrativo.
Estructurada: la información está ordenada y cada dato está donde se espera (quién, qué, cuánto, cuándo).
Entendible «para los interesados»: el destinatario es el ciudadano, no otro técnico.

El mismo apartado pide que se publique preferiblemente en formatos reutilizables. Y el 5.5 añade que la información esté disponible para las personas con discapacidad «en formatos adecuados de manera que resulten accesibles y comprensibles». Si quieres repasar qué debe publicarse, lo explicamos en qué es la publicidad activa.

Lenguaje claro y accesibilidad

El Real Decreto 1112/2018 regula la accesibilidad de las webs del sector público, entidades locales incluidas. No menciona el lenguaje claro por su nombre, pero define la comprensibilidad como el principio que exige que la información y el funcionamiento de la interfaz sean «comprensibles por cualquier persona usuaria» (art. 4.n).

La accesibilidad técnica y el lenguaje claro se necesitan entre sí. Un PDF etiquetado y legible con lector de pantalla sigue siendo inútil si el texto es una frase de diez líneas con tres subordinadas. Y un texto bien escrito dentro de un PDF escaneado no lo puede leer ni el lector de pantalla ni el buscador.

No hay que confundir lenguaje claro con lectura fácil. La lectura fácil es una adaptación para personas con dificultades de comprensión lectora, con pautas propias recogidas en la norma UNE 153101:2018 EX. El lenguaje claro es para todo el público.

Cómo aplicarlo: principios para la información municipal

Las guías oficiales coinciden en un puñado de reglas. Estas son las que más rinden en un ayuntamiento:

Empieza por lo que el vecino necesita. Qué ha decidido el ayuntamiento y qué le afecta, en la primera frase. Los antecedentes y la base jurídica, al final.
Una idea por frase. Si una frase lleva tres «que» y dos gerundios, pártela.
Voz activa y sujeto visible. «El ayuntamiento adjudica» y no «se ha procedido a la adjudicación».
Verbos en lugar de sustantivos. «Evaluar» y no «realizar una evaluación»; «abrir» y no «proceder a la apertura».
Palabras comunes. «Usar» por «utilizar», «fin» por «finalidad». Si un término técnico es necesario, explícalo la primera vez («adjudicar, es decir, elegir a la empresa que hará el trabajo»).
Siglas desarrolladas la primera vez que aparecen.
Títulos que informan. «Plazo para alegar: hasta el 15 de diciembre» dice más que «Información pública».
Las citas normativas, aparte. La referencia completa a un decreto en mitad de la frase corta la lectura. Ponla al final o enlázala.
Formato de pantalla. Texto alineado a la izquierda, listas para los pasos, negrita con mesura y sin mayúsculas sostenidas.

Ejemplo: el resumen de un contrato, antes y después

Este es un texto inventado, pero con la forma de los resúmenes de adjudicación que se publican a diario.

Antes

Mediante Resolución de la Alcaldía-Presidencia n.º 1234/2026, de fecha 3 de noviembre de 2026, se ha procedido a la adjudicación del contrato administrativo de servicios de mantenimiento y conservación de las zonas verdes y arbolado viario del término municipal, tramitado mediante procedimiento abierto simplificado, a la mercantil Jardines del Norte, S. L., por haber resultado su oferta la que presentaba la mejor relación calidad-precio conforme a los criterios de adjudicación establecidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, por un importe de 184.320,00 € (IVA excluido), siendo el plazo de ejecución de dos años, prorrogable por anualidades hasta un máximo de dos años adicionales.

Una sola frase de casi cien palabras. El vecino tiene que llegar al final para saber cuánto cuesta y cuánto dura, y aun así no sabe qué incluye el servicio.

Después

El ayuntamiento contrata el cuidado de parques, jardines y árboles de las calles durante dos años

Qué se contrata: el mantenimiento de las zonas verdes y de los árboles de las calles del municipio.

Empresa: Jardines del Norte, S. L., que presentó la mejor relación calidad-precio según los criterios del pliego.

Precio: 184.320 euros sin IVA.

Duración: dos años. Se puede prorrogar año a año, hasta dos años más.

Procedimiento: abierto simplificado; pueden presentar ofertas las empresas que cumplan los requisitos del pliego.

Decisión: Resolución de Alcaldía 1234/2026, de 3 de noviembre.

El nombre de la empresa y las cifras son inventados. Lo que ha cambiado: un título que dice qué pasa, los datos en el orden en que el vecino los busca, el procedimiento explicado en una frase y la referencia de la resolución al final. El resumen conserva los datos esenciales para orientarse, pero no sustituye a la resolución ni a los pliegos, que siguen publicados tal cual.

Errores frecuentes

Simplificar quitando datos. El lenguaje claro no autoriza a omitir plazos, importes o recursos. Si el vecino no sabe qué puede hacer ni hasta cuándo, el texto no es claro aunque se lea rápido.
Sustituir el documento oficial por el resumen. El resumen acompaña al original; nunca lo reemplaza, porque lo que produce efectos es la resolución.
Párrafos maza. Bloques de quince líneas sin un punto y aparte.
Fórmulas heredadas. «Se procede a», «en virtud de lo cual», el futuro de subjuntivo («si hubiere»), redundancias como «antecedentes previos».
Escribir para el expediente. El título del documento es el nombre interno del trámite («Expte. 845/2026 PAS servicios»), que no dice nada a quien lo busca.
Publicar escaneado. Un PDF de imagen no se puede leer con lector de pantalla ni buscar. Lo contamos en por qué el PDF escaneado baja la nota.
Confundirlo con la lectura fácil y acabar sin hacer ni lo uno ni lo otro.

Cómo hacerlo sin redactar cada resumen a mano

En un ayuntamiento que publica decenas de documentos al mes, escribir un resumen claro para cada uno es mucho trabajo. Nuestro Portal de Transparencia publica junto a cada documento un titular y un resumen en lenguaje sencillo, en cada idioma del portal. El resumen se genera al subir el documento y el técnico lo revisa antes de publicarlo. El original se conserva intacto.